為什麼我只留下 Todoist
我試過不少任務管理工具，從 Notion、TickTick 到 Google Tasks，但真正能讓我長期使用的，只有 Todoist。Todoist 不像 Notion 那樣複雜，也沒有 TickTick 那樣滿滿功能卻需要間摸索的複雜度。另外，如果你跟我一樣在意中資軟體，在資料隱私或企業應用上可能會有所顧慮，就更不會想用 Tick Tick。相較之下，Todoist 由歐洲公司 Doist 開發，伺服器設於歐盟地區，整體在隱私與資料保護規範上更嚴謹。
我目前使用超過半年了，真心覺得好用推薦給 P 人
Todoist 是什麼？簡單卻完整的任務與專案管理系統
Todoist 是一款跨平台的任務與專案管理工具，讓你可以在任何裝置上記錄代辦事項、設定截止日期、分類專案與標籤。
它的主要特點包括：
- 支援 Web、macOS、Windows、iOS、Android 全平台同步，甚至連 Apple Watch 也有
- 子任務功能
- iphone 自然語言輸入：跟 Siri 說「明天早上 9 點開會」會自動轉成時間任務
- 支援自動化整合：Zapier、Google Calendar、Notion、Gmail 等
以上這些功能大部分在免費版中就能使用。
免費版 Todoist 的強大功能
1. 可與 Zapier 串接 Google Tasks
Todoist 免費版就能透過 Zapier 串接 Google Tasks。（我只能說 Zapier 可以免費串接太佛心了）
為什麼這點很重要？因為只有 Google Tasks 可以在手機的 Gmail 裡一鍵加入 Google Task 待辦事項。，真的就是一個步驟！
只要用 Zapier 建立自動化流程，就能讓 Google Tasks 的任務自動同步到 Todoist，達到「記在哪裡都能集中管理」的效果。
2. 免費版就支援看板模式，也能做專案管理
Todoist 的免費版除了清單檢視，也能切換成看板模式（Board View）
為什麼說 Todoist 不只是可以拿來記代辦事項，更可以拿來管理進度。以我自己的使用方式為例，我會用 Todoist 管理部落格文章專案，把流程分成「準備中」、「撰寫中」、「準備發佈」、幾個欄位，拖拉任務就能快速更新狀態，專案完成就左上角打勾消失。
3. 免費版無雙重提醒功能，但仍有時間欄位功能
Todoist 的提醒通知屬於付費功能，但它其實留了一扇小窗給免費使用者。只要在任務中加上時間欄位，例如「今天 13:00」，系統就會在該時間點自動把任務推送「今天」清單頂端，等於變相成了提醒機制。如果你只需要一個提醒時間點，免費版就很夠用了。
簡單來說付費版可以讓你額外有「截止提醒」和「任務快到期時」這兩個提醒時間點
如果要更進階的依據地點提醒，比方說提醒我到家前去買牛奶，那只能使用付費版了
4. 免費版可建立五個專案，但每個專案無限看板欄位
Todoist 免費版限制為五個專案，但每個專案裡可以有無限數量的任務與欄位。
對一般人而言，五個專案其實已經足夠，可以拿來記錄：生活待辦、工作任務、長期目標、運動目標，個人額外的 Side Project。而且還可以透過標籤（例如 @urgent、@idea）或過濾器，把所有任務依狀態再用「時間四象限」法細分成緊急、重要、不緊急、不重要。
5. 多種任務重複模式超靈活
你可以提醒自己每個月要轉帳到信用卡的扣款帳戶、每年固定時間要繳保費、每六個月要安排洗牙。如果是固定每週要跟進的專案，可以用每星期X、或者是每個工作日為週期設定提醒。自訂重複裡面還可以設定每 N 天提醒，非常靈活。
跨裝置操作體驗：P 人的理想節奏
Todoist 的自然語言輸入與跨裝置同步讓它非常順手，任何時候都可以捕捉靈感、連結、記事情、更新專案進度
手機版直接分享就能將網頁直接貼到 Todoist 的收件匣或專案項目
iphone 實測可以用語音快速新增任務
只要說出「嘿SIri，在Todoist中提醒我….」，就可以直接用語因新增任務
電腦端則可透過 Edge 或 Chrome 瀏覽器擴充功能
在任何網頁上直接建立任務。例如當你看到想讀的文章、想回覆的郵件或靈感網站時，只要點一下瀏覽器圖示，就能直接把該頁面轉成任務。不論在通勤、工作還是休息時，都能快速記下待辦事項。
更重要的是，它的介面設計也不太複雜。首頁只顯示「今天」與「預覽」的任務，只要不設定時間，不會堆出一堆紅點讓人很焦慮，這對容易焦慮或容易拖延的 P 人來說超級重要。
144 個整合應用程式
免費版可以使用基本的瀏覽器小外掛，付費版可以使用全部的應用程式。硬要挑毛病的話，就是這些第三方外掛並不是每一個都有很好的維護。比方說裡面的心智圖軟體 ideas 使用起來就不太順。 建議把這些應用程式當作加分項而不是主要考量點。
Todoist 免費版、專業版與商務版價格比較
連商務版都只要每個月 6 美金，世界上真的是沒有更佛心的公司了，我不確定他們的 AI 功能好不好用就是了，但我認為並不是每個東西都硬要加上 AI 功能並未此付出更多溢價就是了。
Todoist 免費版、專業版與商務版功能比較表
| 功能項目 | 初學者（免費版） | 專業版 | 商務版 |
|---|---|---|---|
| 價格（年繳） | 免費 | US$4 / 月（年繳 US$48） | US$6 / 月（年繳 US$72） |
| 私人專案數 | 5 | 300 | 每位成員 300 |
| 到期日與時間 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 優先等級 | 4 級 | 4 級 | 4 級 |
| 子任務 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 任務提醒 | ✗ | ✓ | ✓ |
| 檔案上傳 | 5MB | 100MB | 100MB |
| 清單佈局 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 看板佈局 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 日曆佈局 | ✗ | ✓ | ✓ |
| 自訂過濾器 | 3 | 150 | 每位成員 150 |
| 每個專案可邀請人數 | 5 | 5 | 5 |
| 評論 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 任務分派 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 團隊專案 | ✗ | ✓ | ✓（最多 500） |
| 模板 | ✓ | ✓ | ✓（可共用） |
| AI Assist | ✗ | ✓ | ✓ |
| Email Assist | ✗ | ✓ | ✓ |
| Filter Assist | ✓ | ✓ | ✓ |
| 循環到期日 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 標籤 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 任務描述 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 效率可視化 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 90+ 應用整合 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 自訂提醒 | ✗ | ✓ | ✓ |
| 任務持續時長 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 自動備份 | ✗ | ✓ | ✓ |
| 活動日誌 | 1 週 | 無限制 | 無限制 |
| 主題數量 | 4 | 8 | 8 |
我很喜歡 Todoist 的另一個點是，官方把詳細的免費付費版差異寫得非常清楚，在這點上就贏麻了很多 SaaS 服務。詳細費用可以點官方連結參考。
常見問題（FAQ）
結語
身為 P人我必需要誠實地說，如果你本身是 MAC，沒有專案管理需求的話，我最推薦的會是 iphone 的待辦事項＋備忘錄，因為和 iphone 的生態系體驗整合最好：畢竟多數P人需要的並不是多複雜炫炮的功能，而是讓主動紀錄與規劃變得非常輕鬆與直覺。
但如果你和我一樣是是 windows + iphone 這種暫時不考慮蘋果全家桶的狀態，不喜歡被很多高昂的訂閱軟體綁架，Todoist 絕對值得一試！雖然我沒有升級團隊版本，但相信團隊版也不會讓你失望！
